Een Property Management System (PMS system): een hele mond vol, maar het klinkt moeilijker dan het is. Laten we wat woorden omdraaien… Vervang ‘Property’ eens door ‘Hotel’ en ‘Management’ door ‘Organisatie’, dan krijg je Hotel Organisatie Systeem. Klinkt al veel makkelijker toch? … In deze blog post wordt helder uitgelegd wat een Property Management System is en waarom deze zo noodzakelijk is voor de hotellerie.

 

Wat is een Property Management System?

Een Property Management System wordt ook wel een PMS System of een front desk system genoemd en is eigenlijk het hart van jouw hotel of B&B-organisatie. Een PMS System organiseert en automatiseert jouw hotel of B&B en dat scheelt jou veel tijd.

 

Systeem 1

 

Tijd. Het is iets waar we allemaal te weinig van hebben en waardoor we vaak zeggen ‘de tijd vliegt’. Hoteliers hebben het vaak zo druk dat het eerder gaat over ‘tijdsnood’. De eerste vijf minuten van een werkdag in een klein hotel of B&B:

 
"Je begint om 9.00 uur, opent je mail met nieuwe reserveringen om vervolgens snel het ontbijt voor te bereiden, ondertussen gaat de telefoon met een annulering, en moet je eigenlijk meteen al beginnen aan de kamer-schoonmaak want om 15.00 uur checken je eerste gasten weer in." 

  

 

De voordelen van een PMS System in jouw hotel of B&B

  •      -     Zie alles in één overzicht

Maak je nu gebruik van een handgeschreven agenda waarin je reserveringen noteert en annuleringen in weggumt? In een handgeschreven agenda is overzicht moeilijk te bewaren. Bovendien kan je hem maar op één plek bewaren. Bijna alle hoteliers beginnen met zo’n handgeschreven agenda maar de tijd zal leren of dat werkelijk de beste optie is… 

 

Systeem 2 min

 

Een PMS system zorgt ervoor dat je overzicht houdt doordat meteen zichtbaar wordt wie is in- of uitgecheckt, wie al betaald heeft, of het om een groepsreservering gaat en wie iets belangrijks te melden had tijdens het reserveren. Bovendien is een PMS system noodzakelijk bij het organiseren van veel andere hotel-werkzaamheden (zoals het aansturen van je housekeeping, uitdraaien van je ontbijtlijsten, het op rekening op facturen, etc.).

 

 

  •      -     Nooit meer factureren in Excel…

Weleens problemen met het berekenen van de juiste toeristenbelasting of moeite met het bijhouden van vooruitbetalingen?

 

Het opstellen van een factuur is iets waar veel hoteliers niet op zitten te wachten en ook geen rekening mee hielden toen ze een hotel of B&B begonnen, maar het hoort erbij. Het is zelfs een taak die dagelijks terugkomt (en vaak in de kleine uurtjes plaatsvindt). Het berekenen van toeristenbelasting, de afdracht van je B.T.W of het berekenen van een seizoenskorting zijn allemaal zaken waar het mis kan gaan.

 

Een PMS is eigenlijk ook een soort kassa systeem; een PMS system stelt aan de hand van reserveringdetails automatisch een factuur op waardoor verkeerde B.T.W.-percentages verleden tijd zijn, facturen automatisch gearchiveerd worden en zichtbaar wordt of een gast al betaald heeft of niet.

 

 

  •      -     Behoud eenvoudig die persoonlijke touch

Wanneer je gasten naar jouw hotel of B&B terugkeren, wil je ze eigenlijk belonen. Ze hebben immers opnieuw voor jouw accommodatie gekozen. Getuigd het niet van een geweldige service als je dan ook nog die notenallergie onthoudt of een voorkeur voor zachtgekookt eitje bij het ontbijt?

 

Systeem 3 min

 

Met een PMS zie je je trouwe gasten van ver aankomen, want ze staan allemaal genoteerd in jouw PMS system. Een PMS onthoudt de bijzonderheden van al je gasten en dat is niet alleen voor jou, maar ook voor je collega (die een gast nog niet kent) belangrijk.

 

 

  •      -     Ga voor meer gastvriendelijkheid

Naast het bijhouden van gast-voorkeuren, kun je gasten voorzien van informatie door gebruik te maken van automatische e-mails. Bijvoorbeeld:

- Een pre-arrival e-mail: stuur een mail voordat ze aankomen met tips over de bezienswaardigheden in jouw omgeving;
- Een bevestigingsmail: wanneer iemand gereserveerd heeft, kan je hem automatisch een bevestiging sturen;
- Een post-arrival e-mail: stuur een mail om positieve reviews voor jouw hotel of B&B te verkrijgen.

 

 

  •      -     Mis geen verkoopkansen maar wel overboekingen

In een handgeschreven agenda is het moeilijk om het overzicht te bewaren: wanneer checkt iemand in, wanneer checkt iemand uit en waar kunnen lege blokken nog opgevuld worden met reserveringen. Een handgeschreven agenda zorgt er met regelmaat voor dat je een aanvraag weigert terwijl je hem eigenlijk had kunnen accepteren. Een PMS system voorkomt dit en zal altijd de meest optimale bezetting creëren zonder overboekt te raken.

 

 

  •      -     Maak overwogen beslissingen

Met een PMS System heb je allerlei gegevens bij de hand:
- Waar komen je gasten vandaan?
- Welke boekingskanalen leveren de meeste omzet op?
- Is mijn kamerprijs juist te hoog of te laag?
- Wat is je bezettingsgraad, je gemiddelde kamerprijs en RevPAR?

 

Je RevPAR (kamerbezetting x gemiddelde kamerprijs) is een van de belangrijkste indicatoren in de hotellerie, omdat het je inzicht geeft of je het juiste prijsbeleid voert. Op basis hiervan kan je bijvoorbeeld de keuze maken om een kamerprijs te verhogen of bepaalde prijsstrategie door te voeren.

 

 

  •      -     Werk vanuit huis of hotel, vanaf computer of tablet

Een Cloud PMS system zorgt er eigenlijk voor dat je hotel of B&B vanaf afstand en vanaf elk apparaat te beheren is.

 

Met een Cloud PMS system kun je eenvoudig een planning maken en reserveringen beheren wanneer je niet bij de receptie van je hotel of B&B staat. Erg gemakkelijk wanneer je in alle drukte eindelijk een moment voor je zelf hebt genomen ;).

 

Holiday min

 

 

PMS system: de oplossing voor elk hotel en B&B

Een PMS system zorgt ervoor dat je tijd bespaart doordat facturen automatisch opgesteld worden en je gebruik maakt van een agenda waar je in kan zoeken en specificaties kan opslaan.

 

De tijd die je bespaart kan je gemakkelijk gebruiken om de gasttevredenheid te verhogen. Het verhogen van die gasttevredenheid zal makkelijk gaan want met een PMS system heb je niet alleen inzicht in de voorkeuren van je gast, maar kan je ook een leuke, informatieve mail sturen voordat ze bij je aankloppen. En… misschien nog wel belangrijker: overboekingen zijn verleden tijd.

 

"De tijd die je bespaart met een PMS System kan je steken in hetgeen wat er echt toe doet: je gasten." 

 

Eigenlijk zijn alle voordelen niet te benoemen in een blog post; het is veel beter om alle voordelen zelf te ervaren en een proefrit te maken met een PMS System!

 

 

RoomRaccoon’s PMS System

Twijfel je nog? Niet nodig!

 

Met RoomRaccoon’s gepersonaliseerde demoversie kan je een maand gratis gebruik maken van een PMS System die gekoppeld is aan een Channel Manager. Daarbij krijg je een Booking Engine cadeau (benieuwd naar de voordelen van een Booking Engine?). Tijdens deze gepersonaliseerde demoversie krijg je een goede indruk van wat een PMS system voor jouw hotel of B&B kan betekenen.

 

Heb je weinig kamers en wil je uitsluitend gebruik maken van een PMS, dan kan je gebruik maken van RoomRaccoon’s gratis PMS Lite versie (gratis? Ja, echt!).

 

Vraag een gratis demo aan