blog-de-die-richtige-wahl-fur-ein-hotel-management-system

Bij het kiezen van een Hotel Management Systeem moet je als hotelier een keuze maken uit een wirwar van aanbieders en opties. Misschien maak je op dit moment geen gebruik van een systeem of voldoet je huidige systeem niet aan je wensen of verwachtingen. Maar hoe bepaal je welk systeem in jouw situatie het meest geschikt is? Na het lezen van dit artikel weet je waar je op moet letten.

Prijstransparantie

Begrijp dat een systeem iedere maand geld kost. Het is voor iedere hotelier wenselijk dat de prijs van het Hotel Management Software transparant is en dat je niet aan het einde van iedere maand voor een verrassing staat als de rekening binnenkomt. Sommige aanbieders vermelden geen prijzen op hun website, andere zijn wel erg goedkoop in vergelijking met de concurrent. Hoe kan dit?  Wat vertellen ze je niet?

Zoek naar een systeem waarbij de kosten maandelijks vast staan. Let op of er geen verborgen kosten zijn. Marktleiders leggen hun klanten niet vast door jarenlange contracten of lange opzegtermijnen. Deze aanbieders vertrouwen op het feit dat de klant blijft omdat zij een goed systeem hebben en goede service bieden in combinatie met een overzichtelijke maandelijkse rekening.

Property Management System

Biedt jouw huidige Property Management Systeem de functionaliteiten en bruikbaarheid die je verlangt? Of het nu gaat om online inchecken, yield management, accounting of een makkelijk te gebruiken kalender, het is van belang dat je als hotelier weet wat je nodig hebt om jouw dagelijkse werkzaamheden zo soepel mogelijk uit te kunnen voeren en aandacht te hebben voor je klanten.

Hoteliers gebruiken steeds vaker een breed scala aan diensten om hun hotels te managen. Denk hierbij aan kassasystemen (POS), sleutelsystemen, accountancy software en Revenue Management systemen. Het PMS is hierbij de centrale hub waar jij al deze diensten en facetten wil koppelen. Zo wil je bijvoorbeeld kunnen kiezen voor een POS-systeem dat direct kan integreren met jouw PMS. Daarom zijn integratie-gedreven Property Management Systemen de toekomst. Werk met een door jouw gekozen accountancy software, Revenue Management Systeem en automatiseer verschillende processen in jouw PMS.

Communicatie met gasten

Het is belangrijk dat het systeem jou in staat stelt om de juiste informatie op het juiste moment aan jouw gasten te sturen zonder dat je hier tijd aan verliest. Automatische gegenereerde berichten besparen tijd en verbeteren de gastbeleving. Het maakt deel uit van jouw branding en gastbeleving. Hierbij kan het gaan om: 

  • De eerste communicatie naar jouw gasten in de vorm van een boekingsbevestiging.
  • Een pre-arrival e-mail met alle belangrijke informatie. 
  • Berichtgeving over optionele extra’s, upgrades en online check-in. 
  • Of het stimuleren van jouw gasten om opnieuw te boeken door kortingscodes te sturen na hun verblijf.

Conversies via de Booking Engine

Directe boekingen zijn erg belangrijk binnen de hotellerie. Je wil als hotelier namelijk geen inkomsten verliezen aan hoge commissies. Als de Booking Engine op jouw website geen boekingen genereert, loop je klanten mis. Er zijn enkele handelingen om het aantal directe boekingen in jouw hotel te stimuleren, zoals dynamische prijsaanpassingen en pop-ups waarin kortingen worden aangeboden. Bovenal moet jouw reserveringssysteem gebruiksvriendelijk zijn zodat het eenvoudig is voor jouw gasten om een boeking te plaatsen. Bij gecompliceerde processen, teveel informatie of te vaak moeten klikken zullen bezoekers afhaken. Volgens Booking.com zoekt 60% van de websitebezoekers naar de website van de accommodatie om een directe boeking te plaatsen. Loop deze kans niet mis!

Channel Manager

Wij raden iedere hotelier aan om met meerdere boekingskanalen te werken om jouw bezettingsgraad zo hoog mogelijk te krijgen. Om boekingen uit de verschillende kanalen naadloos in jouw agenda te laten verschijnen zonder dat er overboekingen ontstaan of discrepanties in kamerprijzen in een Channel Manager essentieel. Via jouw Channel Manager beheer je alle kamerprijzen of alle verschillende boekingskanalen.

Booking.com is marktleider in Nederland, maar voor meer exposure doe je er ook goed aan om samen te werken met andere grote OTA’s zoals; Expedia, Agoda, Airbnb, TripAdvisor en Hotels.nl. Daarnaast is het goed om ook de kleinere online travel agents te overwegen, die zich specifiek richten op bepaalde doelgroepen en markten. Als jouw hotel gevestigd is in een populaire bestemming of als u voornamelijk zakelijke reizigers wilt aantrekken, is het aan te raden om samen te werken met een GDS als TravelPort. Vermijd Channel Managers waarbij je een vergoeding betaald voor elke gemaakte boeking.

Customer Success

De Customer Succes afdeling moet makkelijk te bereiken zijn. Geen callcenters, ingewikkelde ticketsystemen, of extra kosten. In het geval van een probleem of urgente vraag is het van belang om dit snel op te lossen is met een echt persoon. In andere gevallen kan een goed helpcenter ook uitkomst bieden. De beste manier om te controleren of een product en hun klantenservice goed scoort, is door te kijken naar hun ranking op Hotel Tech Report of door te zoeken naar recensies van bestaande klanten. 

Bij RoomRaccoon zijn bovenstaande zaken van het grootse belang. Als je voor het eerst met een Hotel Management Systeem wilt werken of niet het maximale uit jouw bestaande systeem haalt, neem contact met ons op! Wij geven je een vrijblijvende demo, zodat je een goede vergelijking kunt maken. We geloven dat je onder de indruk zult zijn van de mogelijkheden die RoomRaccoon biedt!