Property Management System

Bye bye Excel! Front-Office management für den kleinen Hotelier

Property Management System -
Hotel PMS

Was ist eigentlich ein Property Management System (PMS)? Sie sind so weit ... alles ist vorbereitet und Ihr B&B oder kleines Hotel sieht prächtig aus. Nur die Bearbeitung Ihrer Reservierungen ist nicht so übersichtlich und die Abrechnung kostet Sie jeden Tag viel Zeit. Vielleicht kommen Sie auch nicht gegen Überbelegungen an, oder sehen die gebuchte Flasche Prosecco zu spät, sodass sie gar nicht kalt ist ...

Bei Ihrer Suche nach einer Lösung sind Sie wahrscheinlich auf die Abkürzung PMS gestoßen. Aber was ist eigentlich eine PMS Hotelsoftware und brauchen Sie das?

 

Eine Hotel PMS-Software hilft Ihnen alles zu verwalten was bei Ihnen im Hotel geschieht. Es verwaltet also nicht Ihre Verfügbarkeiten, sondern Ihre Reservierungen und Ihren Belegungsplan. Eine PMS Software hilft Ihnen nicht nur dabei, Ihre Gäste zu verwalten oder Berichte zu ziehen, sondern auch beim Ein- und Auschecken Ihrer Gäste sowie beim gesamten Abrechnungsprozess.


Wir lieben Einfachheit. Denken Sie nur an all die Stunden, die Sie aktuell noch mit der Verwaltung verbringen. Buchungen handschriftlich in Ihrem Kalender einzutragen oder aufwendige Rechnung per Excel zu schreiben ist vorbei. Genau hier hilft Ihnen RoomRaccoon.

Als kleines Hotel haben Sie selbst meist viel zu tun. Ein PMS hilft Ihnen und nimmt Ihnen eine Menge Arbeit ab. Sie sparen nicht nur viel Zeit sondern vermeiden dadurch auch teure Fehler. Wie viel Zeit verbringen Sie damit Exceltabellen zu pflegen, handschriftlich Ihr Reservierungsbuch zu führen oder lästige Rechnungen zu schreiben (oder zu korrigieren)?


Ein PMS System liefert Ihnen außerdem noch wertvolle Informationen. RoomRaccoon berechnet Ihre prozentuale Auslastung, Ihre Durchschnittsrate, zeigt Ihnen aus welchen Ländern Ihre Gäste kommen, gibt Auskunft darüber welche Buchungskanäle gut laufen und fasst Ihnen zusammen welche Extraleistungen Sie verkauft haben.

RoomRaccoon ist eine webbasierte Anwendung und arbeitet vollständig in der Cloud. Mit modernster Technologie und geprüften Sicherheitsstandards ergeben sich daraus viele Vorteile für Sie. Welche Vorteile sind dies genau?


Weltweite Erreichbarkeit – Egal WO, egal WANN!
Loggen Sie sich einfach über einen Laptop oder ein Tablet ein.


Sparen Sie teure Hardware und Softwarekosten!
Sie benötigen keine teure Software, müssen nicht für Updates zahlen und haben keine zusätzliche Hardware im Büro stehen!


Da RoomRaccoon webbasiert arbeitet loggen Sie sich einfach über die Website ein. Um den Rest kümmern wir uns!

Sicherheit ist für uns das A und O!

RoomRaccoon arbeitet mit höchsten Sicherheitsstandards. Durch unsere eigenen Server, stetige Updates und ständige Überwachung garantieren wir unseren Kunden eine sichere und reibungslos funktionierende Software.

Zusätzlich ist RoomRaccoon PCI-konform (Payment Card Industry Data Security Standard) was uns erlaubt auch sensible Daten wie z.B. Kreditkartendaten zu verarbeiten.

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Zusammenfassend ... Das ist ein PMS

Die Hauptfunktion eines PMS ist es, bestehende Reservierungen übersichtlich zu organisieren. Ein PMS hat nichts mit der Synchronisierung Ihrer Buchungskanäle oder der Aktualisierung Ihrer Verfügbarkeiten zu tun - dies erledigt ein sogenannter Channel Manager. Mit einem PMS organisieren Sie alles, was im Haus passiert, verwalten bestehende Reservierungen und können kinderleicht neue Reservierungen anlegen und bearbeiten. Es ersetzt die traditionellen (meist handschriftlichen) Listen.

Alles ist elektronisch nachvollziehbar. Unser PMS kann daher auch zusätzliche Daten berechnen oder Einsicht in die Bettenauslastung geben, die Leistung der verschiedenen Buchungskanäle oder auch die Herkunft Ihrer Gäste anzeigen. PMS hilft Ihnen auch dabei, Ihre Rechnungen direkt im System zu erstellen. Es ist üblich, dass die Rechnungen gedruckt oder per E-Mail direkt an den Gast geschickt werden können. Mit einem PMS haben Sie einen guten Überblick, sparen viel Zeit und vermeiden kostspielige Fehler in Ihrem kleinen Hotel oder B&B.

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Drag & Drop-Planung

Es ist wichtig, als kleines Hotel oder B&B die Übersicht zu behalten. Das wissen Sie ja aber natürlich bereits. Vielleicht arbeiten Sie (noch) mit einer handgeschriebenen Liste oder Excel? Keine Sorge, Sie sind definitiv nicht allein. Es könnte aber so viel besser sein...

Praktisch an einer per Hand geschriebenen Liste ist, dass Sie einfach und schnell Bemerkungen hinzufügen können. Pfeile, Markierungen in allen Farben und viel TippEx. Kommt Ihnen das bekannt vor? Bei RoomRaccoon können Sie ganz entspannt per Drag & Drop Planung Reservierungen ändern oder zum Beispiel die Zimmerzuteilung tauschen.

Außerdem bietet Ihnen RoomRaccoon die Funktion wichtige Bemerkungen oder Sonderwünsche Ihrer Gäste auf einen Blick in der Hauptübersicht zu sehen. Sie müssen sich also nicht mehr durch lästige Listen arbeiten und die jeweilige Notiz suchen sondern haben alles auf einen Blick.

Rechnungen

Vergessen Sie Excel und das aufwendige Erstellen von Rechnungen in den Abendstunden. RoomRaccoon nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Müssen Sie zusätzliche Extras auf die Rechnung setzen? Kein Problem! Auch das kann jeder Mitarbeiter einfach per Klick tun und RoomRaccoon berechnet sofort eine neue Rechnung für Sie. Natürlich mit dem richtigen Steuersatz.

Bettensteuer / Citytax?
Diese berechnet RoomRaccoon auch automatisch - sowohl als festen Betrag pro Person pro Nacht (p.P. p.N) oder prozentual über Ihre Umsätze. Beim Check-out brauchen Sie dann nur die Rechnung zu drucken oder direkt per Mail an Ihren Gast zu schicken. Dadurch sparen Sie viel Papier.

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Reservierungen verwalten

Einfacher geht es nicht. Reservierungen, die bei Ihnen ankommen (z.B. durch Booking.com, Expedia, oder auch über Ihre eigene Website) werden automatisch in Ihren Belegungsplan eingefügt. Und wenn der Gast bei der Buchung bestimmte Präferenzen angegeben hat? Dann sehen Sie dies als kleinen Hinweis noch bevor Sie ihm ein Zimmer zuweisen. Vielleicht hat der Gast ja eine Vorliebe für besonders ruhiges Zimmer?

Wenn Sie ein Gast anruft, um eine Reservierung zu tätigen, sehen Sie sofort im Buchungskalender, ob Sie zum gewünschten Datum noch freie Zimmer haben. Die Reservierung können Sie dann direkt erstellen und dem Gast die Bestätigung über den Button „Bestätigung senden“ zuschicken.

Sobald ein Zimmer gebucht ist sorgt RoomRaccoon automatisch dafür, dass die neuen Verfügbarkeiten an alle Buchungskanäle kommuniziert werden, ohne dass Sie selbst etwas tun müssen.

Erinnern Sie sich an die Vorlieben Ihrer Gäste

Ihre Stärke als kleines Hotel oder B&B ist, dass Sie die Vorlieben Ihrer Gäste kennen. Gäste wählen Sie aus, weil sie eben nach etwas Persönlichkeit suchen. Das kann kein Marketing-Budget ausgleichen.

Natürlich kennen Sie die Präferenzen einiger Gäste, aber alle? Und was ist, wenn Sie gerade einen neuen Kollegen haben? Keine Sorge, RoomRaccoon hilft Ihnen. Geben Sie bestimmte Präferenzen des Gastes ein und RoomRaccoon wird sich für Sie daran erinnern.

Beim Check-in sehen Sie und alle Ihre Kollegen die Präferenzen des Gastes und können so bestmöglich handeln. Ist der Gast ein VIP, hat er eine Gluten-Intoleranz oder wünscht er sich ein extra Handtuch im Zimmer?

 

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Wissen heißt messen, nicht wahr?

Lassen Sie RoomRaccoon die Auswertung für Sie übernehmen. Behalten Sie stets den Überblick über Ihre Belegung, Ihre Umsätze, Ihr Wachstum und vieles mehr. Sie können jederzeit in tägliche Berichte, Berichte des letzten Monats/Jahres schauen oder auch einen Blick in die Zukunft werfen.

Viele kleine Hotels und Pensionen kennen z.B. ihre genaue Auslastung, Ihre Durchschnittsraten oder Ihre Hauptbuchungszeiträume nicht.

Welches sind meine buchungsstärksten Monate? In welchen Perioden kann die Zimmerrate optimiert werden? All diese Fragen lassen sich durch ein gutes Reporting beantworten und Sie erhalten automatisch ein besseres Gespür und Verständnis über das Buchungsverhalten Ihrer Gäste.

 

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PMS - Und noch mehr Funktionen...

Möchten Sie bestimmte Arrangements mit kombinierten Leistungen anbieten? Haben diese Leitungen unterschiedliche Steuersätze? Kein Problem! RoomRaccoon berechnet für Sie automatisch die richtige Mehrwertsteuer.

Der Check-In Vorgang sollte so einfach und reibungslos wie möglich sein. Mit RoomRaccoon klappt dies mit einem einzigen Klick. Egal ob Meldeschein, personalisierte Willkommenskarte oder sonstige Dokumente – fügen Sie soviele Dokumente zur Reservierung hinzu wie Sie mögen und drucken Sie diese ganz einfach beim Check-In aus.

Sie müssen die City Tax auf der Rechnung ausweisen? RoomRaccon übernimmt die Kalkulation der City Tax für Sie. Egal, ob es sich um einen festen oder eine prozentualen Betrag handelt – RoomRaccoon kann beides.

Mit RoomRaccoon können Sie einfach nachverfolgen welcher Ihrer Kollegen den Gast ein- oder ausgecheckt hat und wer die Abrechnung gemacht hat. Diese Informationen sind zu jeder Tages- und Nachtzeit zugänglich. RoomRaccoon überprüft und speichert diese Informationen automatisch.

Möchten Sie, dass Ihre Gäste im Vorfeld zahlen wenn über die eigene Booking Engine gebucht wird? RoomRaccoon macht es möglich!

Suchen Sie sich einfach aus mehrere Zahlungsmöglichkeiten die aus, die Sie akzeptieren (z.B. Kreditkartenzahlung, PayPal, iDeal etc.) und lassen Sie den Gast seinen Aufenthalt im Vorfeld bezahlen. Bucht der Gast direkt über Ihre Homepage wird die Reservierung im Belegungsplan vorgeblockt und sobald die Zahlung eingegangen ist erhält der Gast automatisch eine Buchungsbestätigung.

Stornierungen über einen externen Buchungskanal? RoomRaccoon löscht die Reservierung automatisch aus Ihrem Belegungsplan und bestätigt Ihnen und dem Gast die Stornierung. Keine Sorge – Die Reservierung ist nicht komplett gelöscht sondern ist im Nachhinein auch über die Berichte ersichtlich, so dass das Reporting nicht verfälscht wird. Das wichtigste ist allerdings, dass das Zimmer auf allen Buchungskanälen und auf Ihrer Homepage sofort wieder buchbar ist. Dies geschieht automatisch, so dass Sie sich auch hier den Mehraufwand sparen.


Geschäftskunden fragen gerne kleine Hotels und Pensionen an. Vielleicht möchten Sie Firmen oder Stammgästen auch spezielle Firmensonderpreise anbieten? Mit RoomRaccoon ist dies kein Problem mehr. Sie können eine feste Rate oder eine prozentuale Vergünstigung mit jedem Gästekonto verknüpfen. Wenn dieser Gast oder die Firma ein Zimmer bucht, verwendet RoomRaccoon automatisch die hinterlegten Preise.

In RoomRaccoon können Sie eine unbegrenzte Anzahl an personalisierten Dokumenten hinterlegen. Ein gutes Beispiel wäre eine personalisierte Willkommenskarte für Ihre Gäste. Auch den Meldeschein drucken ist ein Kinderspiel. RoomRaccoon füllt die Daten aus und Ihre Gäste müssen nur noch unterschreiben.

Auch wenn Ihr Hotel oder Ihr BnB vielleicht nicht riesig ist....es ist doch immer hilfreich eine Liste für das Housekeepingpersonal zu haben. Welche Zimmer müssen gereinigt werden? Welches ist ein Bleibe-, welches ein Abreisezimmer? Welche Zimmer sind noch belegt und müssen noch auschecken? All diese Informationen liefert Ihnen RoomRaccoon auf Knopfdruck.

Bieten Sie Ihren Gästen Extraleistungen an wie zum Beispiel eine Flasche Wein, eine Box Schokolade oder ein Extrabett. Sie können in RoomRaccoon auch Extraleistungen hinterlegen welche schon im Vorfeld von Ihren Gästen gebucht werden können. Alle Extraleistungen werden dann bei Auswahl mit der richtigen Mehrwertsteuer ausgewiesen und direkt auf der Rechnung vermerkt.

Haben Sie regelmäßig Geschäftsreisende bei sich? Dann kann es sein, dass Ihnen die Frage gestellt wird, ob Sie die Rechnungen splitten können. Die Firma zahlt für die Übernachtung und das Frühstück aber die Extras müssen auf eine separate Rechnung. Überhaupt kein Problem! Splitten Sie einfach eine Rechnung in zwei - genau so wie Ihre Gäste es wünschen.

Mit RoomRaccoon ist es ganz einfach Gruppenbuchungen anzulegen. Alle Zimmer werden dann auf einer Rechnung aufgelistet und dem Gast wird eine gesammelte Reservierungsbetätigung aller gebuchten Zimmer zugeschickt.

RoomRaccoon ist die Software für kleine Hotels und B&Bs

Fragen? Rufen Sie uns an 085-0290141 oder testen Sie gleich Ihre personalisierte Demoversion.

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