So funktioniert RoomRaccoon

Habe Sie noch Fragen? Dann lassen Sie es uns einfach wissen!

01 - Zimmertypen

In einem kleinen Hotel oder B&B muss man sich oft mit Themenzimmern beschäftigen. Die Frage ist, ob Sie aus jedem Zimmer eine einzigartige Zimmerkategorie machen oder nicht. Es ist sicher schön für die Gäste ein bestimmtes Zimmer zu wählen, aber Sie als Hotelier schränken sich Ihre Möglichkeiten ein, Reservierungen zu schieben. Schauen wir uns einmal an, wie unsere Möglichkeiten aussehen ...

02 - Zimmer

In RoomRaccoon sind Ihre Zimmer an die Zimmertypen gekoppelt. So stellen Sie sicher, dass Sie die Zimmertypen eingerichtet haben, bevor Sie Zimmer hinzufügen. Klicken Sie auf das Schlüsselsymbol links in der blauen Leiste und melden Sie sich als Administrator an. wählen Sie dann die Überschrift "Zimmer". Wir haben bereits eine Reihe von Zimmern für Sie hinzugefügt. Dies ermöglicht Ihnen, Zimmer zu ändern oder neue zu ergänzen.

03 - Preistypen

Der Preistyp bzw. Rate-Type bestimmt im Wesentlichen den Buchungspreis für die verschiedenen Zimmertypen. Hier können Sie zwischen der Anzahl der Gäste, inkl. oder exkl. Frühstück oder nicht-stornierbaren Spezialpreisen unterscheiden. In RoomRaccoon können Sie völlig frei einen Namen für jeden Preistypen wählen. Denken Sie aber sorgfältig darüber nach und machen Sie den Namen so klar verständlich für Ihre Gäste wie möglich. Beispiel: Statt "eine Person" sollten Sie lieber den Preistypen "ein Gast" wählen. Klingt etwas besser, oder?

04 - Add-Ons

Add-ons sind der perfekte Weg, den Umsatz einer Buchung zu steigern. Add-ons sind in der Regel Extras, die Sie zu den Reservierungen hinzufügen. Da RoomRaccoon für die Bedürfnisse eines kleinen Hotels oder B&B's gemacht ist, gehen wir hier ein bisschen weiter als nur einen "Late Check-out" anzubieten. In RoomRaccoon verwalten Sie drei verschiedene Add-ons: Paid Add-ons, die Ihre Gäste im Voraus über die Website bezahlen können, Paid Add-ons, die nicht vorbuchbar sind und Add-ons, die zwar vorher buchbar sind, aber nichts kosten.

05 - Gäste und Kunden

RoomRaccoon unterscheidet zwischen Gästen und Kunden. Oft sind Ihre Kunden (z.B. Unternehmen) nicht unbedingt gleich Ihre Gäste. Haben Sie regelmäßig Geschäftskunden in Ihrem Hotel oder B&B? Dann haben Sie wahrscheinlich auch schon oft eine Reservierungen für mehrere Personen von einer Sekretärin (Ihr Kunde) angenommen. Verwenden Sie RoomRaccoon, um Preisabsprachen einzuhalten und die Buchung für die Sekretärin möglichst einfach zu gestalten. 

06 - Gästeverwaltung

RoomRaccoon hilft Ihnen, die Vorlieben Ihrer Gäste im Kof zu behalten. Sie können die Details Ihrer Gäste auf zwei Arten finden: Sie können in der blauen Leiste auf das Gast-Symbol klicken und dann den Gast suchen oder Sie können die Gästehinstorie sortieren wie zum Beispiel nach Anzahl der Buchungen. Darüber hinaus können Sie auch aus einer Reservierung auf das Gastkonto zugreifen, indem Sie auf den Namen des Buchenden klicken..

 

ALLGEMEINE INFORMATIONEN
Im Gastkonto können Sie die Daten ergänzen oder auswählen, an die sich RoomRaccoon für Sie erinnern soll. Das können zum Beispiel Name des Buchendent, Adresse, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse sein.


LAND & SPRACHE
Diese Informationen betreffen auch Ihre Berichte. Stellen Sie also sicher, dass Sie diese immer vollständig ausfüllen. Die Sprache Ihrer Gäste wirkt sich auch auf die Sprache der Rechnung aus. Wird keine Sprache eingegeben, wird RoomRaccoon automatisch Englisch als Standardsprache verwenden.

 

TIPP
Da wir von den meisten Kanäle wie Booking.com den Sprachcode nicht zugesandt bekommen, kann die Sprache oft nicht automatisch eingestellt werden. Haben Sie eine neue Buchung? Überprüfen Sie, ob die Sprache richtig ist. Das ist viel gastfreundlicher, nicht wahr?

 

Screen Shot 2017 04 15 at 15.52.52BESONDERHEITEN
Hier können Sie besondere Wünsche Ihrer Gäste eintragen, an die Sie RoomRaccoon erinnern kann. Bei zukünftigen Buchungen dieses Gastes werden Sie dann an diese Wünsche und Besonderheiten erinnert. Das können zum Beispiel Unverträglichkeiten gegenüber Gluten sein. Sie können hier auch vermerken, wenn der Gast einen negativen Eindruck hinterlassen hat. Der Gast / Kunde kann diese Kommentare nicht sehen, denn die Kommentare sind nur für Sie und Ihre Front-Office-Mitarbeiter gedacht.


KREDITKARTE
Hier können Sie Kreditkarteninformationen Ihren Gäste verwalten. RoomRaccoon ist PCI-konform. Das bedeutet, dass wir zertifiziert sind Kreditkarteninformationen zu speichern. Achtung! Diese Informationen werden von einem Login-Passwort geschützt und können nur dreimal angesehen werden.


PREISABSPRACHEN
Wenn Sie spezielle Preisvereinbarungen mit zurückkehrenden Gästen oder Betrieben haben, können Sie hier Ihre vereinbarten Preise oder Rabatte eintragen. Dann wählen Sie, für welchen Preistyp diese Vereinbarung gilt. Haben Sie zum Beispiel mit einem Unternehmen einen Preis für ein Einzelzimmer vereinbart, können Sie so ausschließen, dass das Unternehmen den Sonderpreis auch für Doppelzimmer buchen kann..

 

 

 

 

07 - Ihr Kalender

RoomRaccoon zeigt Ihnen alle Ihre Reservierungen organisiert in Ihrem Drag-and-Drop-Kalender an. Von hier aus können Sie schnell sehen, ob Sie noch Zimmer frei haben und welche Gäste heute auschecken. Die Mehrheit unserer Kunden muss sich daran gewöhnen, dass in RoomRaccoon Zimmer im Kalender horizontal und die Tage der Woche in vertikaler Richtung angezeigt werden. Dies ist jedoch bewusst so, weil Sie so viel mehr Platz haben, alles einzusehen. Ihr Bildschirm ist einfach breiter als hoch. Da Sie weniger Zimmer haben als ein großes Hotel, müssen Sie so kaum scrollen.

08 - Notizen

Kommen Sie von einem papierbasierten Hotelmanagementsystem, dann könnten Sie Angst haben, Ihre geliebten handschriftlichen Notizen und Kommentare zu vermissen. Keine Sorge, wir haben das für Sie bedacht ... In RoomRaccoon gibt es bis zu drei Möglichkeiten, Kommentare zu einer Reservierung und in ein Gastkonto einzufügen.

09 - Neue Reservierung

Wenn Sie ein Gast anruft, können Sie ganz einfach und vor allem schnell eine neue Buchung für Ihren Gast erstellen und diese umgehend per E-Mail bestätigen. Wählen Sie die Informationen aus, die Sie Ihren Gast fragen möchten, bevor Sie die Buchung bestätigen. Toll ist, dass Sie nur Reservierungen für Zimmer entgegegen nehmen können, die tatsächlich noch frei sind. So können keine Fehler passieren. 

10 - Eine unverbindliche Anfrage annehmen

Haben Sie häufig Brautpaare zu Gast? Dann werden Sie sicherlich oft gefragt, ob Sie eine ‚optionale‘ Buchung für Zimmer für die Hochzeit annehmen. Optionale Reservierungen sind daher keine definitiven Reservierungen, aber die Gäste möchten, dass der Raum ggf. geblockt wird, bis eine endgültige Entscheidung getroffen wird. Brautpaare vergleichen oft mehrere Hotels für diesen besonderen Tag. Sie ist also im Rennen, das Herz der Zukünftigen zu gewinnen, wenn Sie die optionale Reservierungen annehmen ...

11 - Preisabsprachen?

Geschäftskunden wählen gern ein kleines Hotel oder B&B. RoomRaccoon hilft Ihnen dabei, auch die Preise und Preisabsprachen für Unternehmen zu verwalten. Wenn Sie oder einer Ihrer Kollegen neue Buchungen für diese Gäste vornimmt, stellt RoomRaccoon automatisch sicher, dass der vereinbarte Preis verwendet wird.

12 - Buchungen stornieren

Das Reservierungssystem von RoomRaccoon organisiert nicht nur Ihre Reservierungen, sondern verfolgt auch Ihre Stornierungen. Stornierungen für Buchungen von einem der externen Kanäle wie Booking.com und Expedia werden automatisch empfangen und von RoomRaccoon aus Ihrem Kalender gestrichen. Direkte Buchungen können Sie in den Buchungsdetails stornieren ...

13 - Check-In?

Der Check-in ist einfach und schnell in der PMS von RoomRaccoon getan. RoomRaccoon lässt Sie deutlich in Ihrem Kalender sehen, welchen Status jede Reservierung hat, so dass Sie immer wissen welche Gäste im Haus sind oder noch ankommen. Wenn ein zum Check-in kommt, können Sie auch direkt mehrere personalisierte Dokumente für ihn drucken. Dazu gehört zum Beispiel ein Begrüßungsschreiben mit Ihrem WiFi-Code oder eine Hausordnung, die Sie sofort vom Gast unterschrieben lassen können.

14 - Check-Out?

Der Check-out ist ein wichtiger Kontaktpunkt und oft Ihre letzte Chance, die Gäste zu beeindrucken. Es geht daher um mehr als nur die Bezahlung. RoomRaccoon hilft Ihnen, die Erfahrung Ihrer Gäste durch den Check-out reibungslos zu gestalten. War der Gast glücklich? Bitten Sie ihn gern, eine Bewertung zu schreiben...

15 - Abrechnung

Nie mehr Rechnungen im Excel-Format. RoomRaccoon nimmt Ihnen die Abrechnung komplett aus den Händen. Für jede Reservierung wird automatisch eine Pro-forma-Rechnung erstellt. Hat Ihr Gast ein Bier aus der Mini-Bar genossen? Fügen Sie sie einfach zu der Reservierung / Rechnung hinzu.

16 - Zimmer sperren

Manchmal muss man ein Zimmer sperren. Vielleicht muss es instandgehalten werden oder das Zimmer ist einfach noch nicht gereinigt worden. Es ist natürlich wichtig, dass sich dieses „blockieren“ nicht auf Ihre Berichte oder Bettenbelegung auswirkt

 

Blocken im Kalender

Sie können schnell und einfach ein oder mehrere Zimmer in Ihrem Kalender blockieren. Verwenden Sie die Datumsauswahl, um den richtigen Tag zu finden und klicken Sie auf das Zimmer, dass Sie blocken möchten. Grundsätzlich ist es das gleiche, als wenn Sie eine Reservierung vornehmen. Um einen Raum zu blockieren, müssen Sie keine Buchungsinformationen angeben. Wählen Sie den Zeitraum bis zu welchem Sie den Raum sperren möchten und fügen Sie alle weiteren Zimmer dieser ‚Buchung‘ zu. Ändern Sie den Status der Buchung auf blockiert und speichern Sie Ihre Reservierung. In Ihrem Kalender sehen Sie Ihre Buchung jetzt deutlich mit Streifen markiert. RoomRaccoon hat dann außerdem Ihre neue Verfügbarkeit an alle angeschlossenen Buchungskanäle weitergeleitet.

 

 

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Raccoon-Tipp

Sie können in das Feld, in das Sie normalerweise den Namen des Gastes eingeben, den Grund für die Sperrung eintragen. Dies wird dann in Ihrem Kalender angezeigt. Beispiel: Blockierung wg. Wartung Bad. Techniker kommt um 12.00 Uhr.

 

 

 

Berichte?

Wenn Sie einem Raum den Status blockiert geben, dann sind die Daten aus diesen ‚Reservierungen‘ nicht in Ihren Berichten enthalten. Es macht daher auch nichts, welcher Preistyp für dieses Zimmer ausgewählt ist. Aber weil wir alle eine wirklich nette Zusammenfassung lieben, empfehlen wir, einen Preistyp Sperrung (€ 0 und 0 Personen) zu erstellen und diesen allen Ihren Zimmerkategorien zuzuweisen.


Blocken über den Channel Manager

Es ist auch möglich, Räume über den Channel Manager für den Check-in zu sperren. Allerdings ist diese Funktion eher zum Buchen bestimmter Preise und Angebote und ist eher weniger geeignet für das Blocken der Zimmer. Warum? Weil Sie diese Einschränkung nicht direkt im Kalender sehen. Ob das Zimmer frei oder geschlossen ist, ist für Ihre Mitarbeiter nicht so offensichtlich und führt daher oft zu Verwirrung. Wir empfehlen daher immer eine Zimmersperrung in Ihrem Kalender.

 

17 - Berichte

Wie wichtig Berichte für ein kleines Hotel oder B&B sind, wird oft unterschätzt. Vielleicht, weil das manuelle Erstellen und Führen von Berichten fast unmöglich ist... Sie müssen dann Ihrem Bauchgefühl vertrauen. Aber gute Berichte können Ihnen helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und mehr Umsatz zu generieren. Und Ihre Auslastung? Denken Sie daran, dass Ihre Bettenbelegung den Wert Ihres Hotels bestimmt!

18 - Tagesabschluss

Ganz offensichtlich ist es wichtig, dass Sie den Zahlungsverkehr des Tages gut im Auge behalten. Was ist heute mit Kreditkarte oder bar bezahlt worden? RoomRaccoon verwaltet all dies für Sie und lässt Sie sehen, welcher Ihrer Mitarbeiter die Transaktion abgewickelt hat.

19 - Channel Manager: Check-Liste zum Start

Willkommen in der Raccoon-Familie! Um sich mit externen Kanälen zu verbinden, sollten Sie einige Dinge getan haben. Daher möchten wir Ihnen Schritt für Schritt erläutern, was Sie im Voraus vorbereiten können und lassen Sie wissen, was wir tun können, damit so schnell wie möglich eine Verbindung hergestellt werden kann. Ok, lassen Sie uns beginnen ...

20 - Channel Manager: Preise & Verfügbarkeit

RoomRaccoon kommuniziert automatisch Ihre Verfügbarkeit an alle Ihre angeschlossenen Buchungskanäle. Sie müssen hier nichts tun. Manchmal müssen Sie Ihre Preise anpassen. Denken Sie dabei an Last-Minute-Rabatte, Saisonpreise oder teurere Preise, wenn eine große Veranstaltung in Ihrer Stadt stattfindet.

21 - Channel Manager: Mass Update

Externe Buchungskanäle wie Booking.com und Expedia erlauben nur eine begrenzte Menge an Daten, die auf einmal gesendet werden können. Damit es Ihnen doch ermöglicht wird, Preise und Verfügbarkeit für ein ganzes Jahr (auch bekannt als seeeeehr viele Daten) zu schicken, hat sich RoomRaccoon für Sie etwas ausgedacht: entdecken Sie unser Massenupdate!

22 - Channel Manager: Parity Check

Mit dem Parity Check von RoomRaccoon sehen Sie sofort, ob es einen Unterschied zwischen Ihrer Verfügbarkeit in RoomRaccoon und Ihren angebundenen Buchungskanäle wie Booking.com oder Expedia gibt. Alles im grünen Bereich? Dann ist doch gut ...