Property Management System

Bye bye Excel! Front-Office management voor de kleine hotelier

Property Management System -
Hotel PMS

Wat is eigenlijk een Property Management System (PMS Hotel)? Je bent zo ver... alles is klaar en jouw B&B of klein hotel ziet er prachtig uit. Alleen het verwerken van jouw reserveringen gaat niet altijd foutloos en het opmaken van de facturen kost je elke dag stiekem veel tijd. Misschien heb je te maken met overboekingen of je ontdekt te laat dat je gast een fles Prosecco geboekt had, waardoor deze niet koud staat.

In jouw zoektocht naar een oplossing ben je waarschijnlijk de afkorting PMS Hotel tegengekomen. Maar wat is een PMS hotel software eigenlijk... en heb je dit nodig?

Een hotel PMS software helpt je om alles te beheren wat 'in-house' gebeurt. Het gaat hierbij dus niet om je beschikbaarheid, maar om reserveringen die al geplaatst zijn. Een PMS hotel software helpt je om jouw gasten te beheren, rapportages in te zien, maar ook om gasten in- en uit te checken. Belangrijk is dat een property management software hotels ook je facturatie uit handen neemt.


Wij houden van makkelijk. Dus denk aan al de uren die je nu besteed om je administratie te beheren of om reserveringen goed in je agenda te zetten. Dit is wat RoomRaccoon voortaan voor jou kan doen. 

Als kleine hotelier heb je genoeg te doen. Een PMS helpt je en neemt je veel werk uit handen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook dure fouten. Bekijk bijvoorbeeld hoeveel tijd je besteed met het maken (en vaak ook corrigeren) van facturen in Excel...


Een PMS biedt je daarnaast ook waardevolle informatie over je kleine hotel of B&B. RoomRaccoon berekent je bezettingsgraad, laat je weten uit welke landen je gasten komen, welke boekingskanalen goed voor je werken en wat je allemaal extra verkocht hebt.

RoomRaccoon is een Web-Based applicatie en werkt volledig in de Cloud. Maar wat betekent dit voor jou als kleine hotelier? Heel veel... 

 

RoomRaccoon is vanuit overal toegankelijk en iedere collega kan tegelijkertijd inloggen. Handig als je thuis bent, maar je collega's een vraag hebben over een reservering. Verder bespaar je dure hard- en software kosten. Je hoeft niets meer te downloaden en te installeren, want RoomRaccoon werkt net zoals een website. Je hebt dus enkel nog een Mac, PC of een iPad nodig om je front-desk te kunnen runnen. 

Een PMS moet veilig zijn! Je gaat om met de gegevens van je gasten en het is dan ook noodzakelijk om hier goed op te letten.  


Omdat RoomRaccoon in de Cloud werkt is het systeem vele male veiliger dan een systeem op je computer. Je computer kunnen ze namelijk meenemen... Bovendien is RoomRaccoon PCI-compliant wat betekent dat wij gecertificeerd en goedgekeurd zijn om creditcardgegevens te mogen opslaan.

PMS tail3

 

Samenvatting... dit is een PMS

De belangrijkste functie van een PMS (Property Management System) is het organiseren van bestaande reserveringen in een duidelijke overzicht. Een PMS heeft niets te maken met het synchroniseren van jouw boekingskanalen of het updaten van jouw beschikbaarheid; dit doet een Channel Manager. Met een PMS organiseer je simpel gezegd alles wat 'in-house' gebeurd en worden de traditionele (meestal handgeschreven) in-house lijsten vervangen.

Alles wordt elektronisch bijgehouden. Onze PMS kan hierdoor ook extra data berekenen, ofwel inzicht geven in jouw bezettingsgraad, de prestaties van verschillende boekingskanalen en de afkomst van jouw gasten. Ook helpt een PMS je om jouw facturen direct in het systeem aan te maken. Hierbij is het gebruikelijk dat de facturen direct geprint of naar de gast gemaild kunnen worden. Met een PMS heb je dus overzicht, bespaar je tijd en voorkom je dure fouten in je kleine hotel of B&B.

Maak mijn gratis account

mac 2

Drag & Drop Agenda

Het is belangrijk als klein hotel of B&B om overzicht te houden. Dit weten jullie natuurlijk al. Misschien werk je nu (nog) met een handgeschreven overzichtslijst? Geen zorgen, je bent zeker niet de enige. Maar het kan zo veel beter...

Handig aan een handgeschreven lijst is dat je makkelijk en snel opmerkingen kan toevoegen. Pijltjes, markeringen in alle kleuren van de regenboog en veel TipEx. Klinkt dit bekend?

Toch is het fijn om belangrijke opmerkingen meteen te kunnen zien zonder eerst alle reserveringen door te moeten lopen. Dit vond RoomRaccoon ook. Daarom zijn wij bijzonder trots op de functie waarbij je belangrijkste opmerkingen gewoon in het reserveringsoverzicht getoond worden. Je hoeft nu niet meer over een reservering heen te scrollen.

Facturen

Vergeet Excel en het opmaken van je facturen in de avonduren. RoomRaccoon neemt dit volledig voor je uit handen. Extra's toevoegen aan de factuur? Ook dit is makkelijk voor iedere medewerker om te doen. RoomRaccoon berekent direct een nieuwe factuur voor je. Uiteraard met het juiste BTW-bedrag. 

Heb je te maken met toeristenbelasting? Ook dit berekent RoomRaccoon automatisch zowel voor een vast bedrag per persoon per nacht (p.p.p.n) of een % over je logies-inkomsten. Tijdens de check-out kan je de factuur gewoon printen of direct naar je gast mailen. Hiermee bespaar je ook nog eens een hoop papier!

invoice
reservations

Reserveringen beheren

Makkelijker kan eigenlijk niet. Reserveringen die binnenkomen (via bijvoorbeeld Booking.com, Expedia, maar ook via je eigen website) worden direct in je agenda geplaatst. 

Heeft de gast bepaalde voorkeuren opgegeven tijdens het reserveren? Dan zie je dit als opmerking al voordat je een kamer toewijst. Misschien heeft de gast een voorkeur voor een rustige kamer? 

Wanneer je een gast opbelt om een reservering te maken, zie je meteen in de agenda waar je nog beschikbaarheid hebt. Maak dan ook direct een reservering voor de gast... Nu nog op het knopje 'verstuur bevestiging' klikken en de gast is helemaal happy. RoomRaccoon zorgt er vervolgens voor dat je beschikbaarheid in mindering gebracht wordt op al je aangesloten kanalen zonder dat jij hier ook maar iets voor hoeft te doen. 

Herinner de voorkeur van je gasten

Je sterkte als klein hotel of B&B is om de voorkeuren van je gasten te kennen. Gasten kiezen graag voor jou omdat ze op zoek zijn naar persoonlijkheid. Dit kan geen marketing budget evenaren. 

Uiteraard ken je de voorkeuren van sommige gasten, maar van allemaal? En wat als je net een nieuwe collega hebt? No worries, RoomRaccoon helpt je. Vul bepaalde voorkeuren in bij de gegevens van de gast en RoomRaccoon zal dit voor je herinneren. 

Tijdens de check-in zien dan al je collega's de voorkeuren van deze gast en kunnen hierop inspelen. VIP, gluten intolerantie of graag een extra handdoekje? 

 

breakfast bed

Weten is meten, toch?

Laat het meten gerust over aan RoomRaccoon. Hou te allen tijde overzicht over je bezetting, cijfers en je groei. Bekijk dagverslagen, vorige maand of jaar en neem ook een kijkje in de toekomst.

Veel kleine hotels en B&B's hebben geen idee wat precies de bezettingsgraad is. Dit is best zonde, want je bezettingsgraad is ook een mooie manier om de waarde van je bedrijf te bepalen. Bovendien verkrijg je meer inzicht in je sterkste boekingskanalen, uit welke landen je gasten komen en welke up-selling extratjes het beste lopen. 

U als hotelier heeft behoefte aan management rapportages van de dagelijkse bezigheden. Tevens is het mogelijk om een financieel overzicht op te vragen. Maar voor verdere rapportages en afhandelingen, is een boekhoudprogramma nodig. Wij bieden voor de meeste programma's volautomatische koppelingen aan. Want wij kunnen ons goed voorstellen dat noch het hotel noch haar boekhouder zin heeft in het zelf invoeren van alle verkoopboekingen in de accounting software.


reports

PMS - En nog meer functies...

Heb je leuke arrangementen bedacht die uit onderdelen samengesteld zijn met een combinatie van verschillende BTW-percentages? Geen probleem, in RoomRaccoon kan je dit goed bijhouden en RoomRaccoon berekent de juiste BTW-verdeling voor je. 

Wanneer een gast komt inchecken wil je dat dit soepel en snel gaat. Het inchecken van een gast is dan ook met één klik gebeurd. Maak een gepersonaliseerde welkomstbrief of andere documenten aan in RoomRaccoon en print deze direct tijdens de check-in. Uiteraard kun je alle documenten ook e-mailen. 

In Nederland heb je in de meeste gemeenten te maken met een toeristenbelasting. Elke gemeente bepaalt de hoogte van de belasting zelf, waardoor er nogal veel verschil is tussen de belastingen. In de meeste gemeenten wordt een vast bedrag p.p.p.n berekend, maar in sommige gemeenten zoals Amsterdam, Utrecht en Breda wordt een % over enkel het logies-bedrag gevraagd. RoomRaccoon kan het allebei en zorgt ervoor dat de berekening klopt. 

Het is mogelijk in RoomRaccoon te registreren wie van je collega's gasten heeft uitgecheckt en op wat voor manier betaald is. Makkelijk is ook dat je dit niet alleen per dag kan zien, maar ook voor een door jou gekozen periode. Handig als je jouw bankafschriften wilt vergelijken. 

Heeft een gast al een betaling vooraf voldaan via je Booking Engine (je eigen website) of via een extern kanaal zoals Booking.com? Dan verwerkt RoomRaccoon de betaling meteen in de reservering van de gast. Bespaart je toch wat uitzoekwerk en geeft je vooral zekerheid.  

RoomRaccoon haalt annuleringen automatisch uit je agenda om direct ruimte te maken voor nieuwe boekingen. Maar geannuleerde reserveringen worden niet zo maar verwijderd. Ook annuleringen kan je te allen tijde inzien en zelfs de status weer veranderen naar 'geboekt'. 


Zakengasten kiezen graag voor kleine hotels en B&B's. Misschien wil jij dan ook corporate rates aanbieden aan bedrijven of trouwe gasten? Met RoomRaccoon is dit geen punt meer. Je kan een vast bedrag of een percentage aan het gasten account koppelen. Wanneer deze gast boekt, hanteert RoomRaccoon automatisch zijn eigen prijzen.

Add-ons zijn niet alleen een super manier om extra omzet te genereren, maar vooral ook om extra service aan je gasten te verlenen. Proseccotje die koud staat bij aankomst? Of een met rozenblaadjes versierd bed voor het bruidspaar?

In RoomRaccoon kan je zowel betaalde als ook 'gratis' add-ons door je gasten laten boeken. Geef je gasten bijvoorbeeld de mogelijkheid om al tijdens het boeken aan te geven dat ze intolerant zijn voor gluten. Ze zullen het enorm waarderen. 

Maak bevestigingsmails op die volledig aansluiten aan je huisstijl. RoomRaccoon zorgt ervoor dat je bevestigingen verstuurd worden wanneer je gasten boeken of annuleren. Uiteraard ontvang jij een kopie van deze e-mails. 

Maar met RoomRaccoon kun je ook gepersonaliseerde documenten aanmaken en printen tijdens de check-in. Denk aan welkomstbrieven, de code voor de voordeur of het wachtwoord van je Netflix account. 

Ook in een klein hotel of B&B houd je graag overzicht over welke kamers schoongemaakt moeten worden. RoomRaccoon helpt je hiermee en maakt voor jou een lijst op die je geprint mee kan geven aan je HK-team. Verblijft een gast meerdere nachten? Ook hier hebben wij natuurlijk aan gedacht.

Kleine hotels en B&B's worden steeds populairder bij zakelijke gasten. Echter, wordt regelmatig enkel de overnachting (logies) vergoed door het bedrijf.

Consumpties wensen zakelijke gasten graag apart te betalen. Wanneer de gast voor je staat om uit te checken, moet je snel kunnen schakelen. RoomRaccoon heeft hiervoor een makkelijke functie ingebouwd waarmee je facturen met één klik op de knop kan splitsen. 

In RoomRaccoon is het makkelijk om groepsreserveringen aan te nemen. Voeg simpelweg extra kamers toe aan een reservering en vul de namen van de extra gasten in. RoomRaccoon zorgt er verder voor dat er maar één factuur aangemaakt wordt. 

100% gratis PMS lite

Wij hebben een 100% gratis versie van ons PMS gemaakt. Deze forever free stelt je in staat om je hotel of B&B in te richten tot 5 kamers en 2 kamertypes, inclusief een drag & drop agenda en zowel gastenbeheer als housekeeping. Dit is een lichte versie van ons All-In-One functie, dat naast het PMS zonder restricties ook bestaat uit een Channel Manager en een Bookings Engine.

Meer info over ons PMS Lite!

reservation slide